La época veraniega trae consigo numerosos eventos dispuestos para que todo el mundo pueda disfrutar de gran variedad de espectáculos afines a sus gustos. Entre ellos, los festivales ocupan un puesto imprescindible dentro de las actividades estivales. Dado que este tipo de experiencias atraen a un gran número de personas, organizar un festival puede suponer todo un reto. Sobre todo teniendo en cuenta aspectos como la planificación, las temporalidades, la contratación y las posibles incidencias que se presenten sobre la marcha.
Para que tengas en cuenta cómo puedes enfrentarte a la organización de un festival desde el prisma del trabajo temporal y garantizando una experiencia inigualable, en el artículo de hoy responderemos a todas tus posibles dudas. ¡No pierdas detalle!
Claves para organizar un festival
En la creación de cualquier tipo de evento existen ciertos elementos esenciales para garantizar que el funcionamiento de la organización cumpla con las expectativas del público.
En este sentido, para poder organizar un festival con éxito, es necesario que cada aspecto relativo a la planificación y las contrataciones estén asegurados con suficiente antelación. De esta manera, podrás evitar que las incidencias se multipliquen de forma indeseada y que la inversión económica no se dispare a causa de posibles sanciones o recargos de cotización.
Aunque existen numerosos componentes imprescindibles para poder llevar a cabo esta tarea con eficacia, a continuación te listamos los más importantes.
Definición del festival
Como seguro que ya sabes, el primer paso para la creación de cualquier evento es concretar su sentido. Es decir, por qué se realiza, a quién va dirigido, qué temática ofrece y cuáles son los elementos que no pueden faltar.
Este paso suele estar concretado con antelación a causa de las propias necesidades de la organización y sus partners. No obstante, nunca está de más revisar concienzudamente el plan para ajustarse lo más posible a las necesidades de los asistentes y no darse por satisfechos con el trabajo de años anteriores, si lo hubiera.
Una de las principales claves del éxito de un festival reside en su capacidad para ajustarse a lo que su público objetivo espera de él. Por eso, la definición debe revisarse de un año a otro para analizar los aciertos y las áreas abiertas a mejora.
Planificación temporal y de recursos
Una vez se han recogido los fundamentos que dan razón de ser al festival, llega el trabajo más arduo de todos: la planificación.
Si bien se tiende a pensar que el trabajo sobre el terreno es el que conlleva un mayor esfuerzo, la realidad es que poder coordinar los horarios, las fechas y las zonas de ejecución de, en ocasiones, cientos de trabajadores, no resulta una tarea sencilla.
Esta fase temporal en la organización de un festival requiere de profesionales capaces de ajustar hasta el más mínimo detalle para asegurar que los imprevistos no afecten al funcionamiento global.
Cada actividad independiente dentro del evento debe contar con su propio planning y la definición de los recursos necesarios para llevarlo a cabo: empleados, materiales, supervisión, registro, etc.
Gestión de incidencias de personal
Otro aspecto que debes poder tener en cuenta con suficiente anterioridad son las incidencias en el personal del festival. Es posible que durante los días de realización del evento haya trabajadores que no se presenten a su puesto de trabajo o que no puedan asistir a causa de alguna enfermedad o accidente no laboral.
Aunque en otro tipo de situaciones estas incidencias podrían cubrirse con mayor facilidad, el carácter efímero de los festivales obliga a tener que atajar estas circunstancias en el acto.
Contar con una empresa de trabajo temporal que pueda cubrir eventualidades relacionadas será un gran valor añadido. Sin embargo, se debe realizar una estimación anterior del número de puestos imprescindibles y una agenda de sustitutos para poder reaccionar adecuadamente en caso de darse algún tipo de problema.
¿Qué regulaciones laborales debes tener en cuenta para organizar un festival?
Desde que se estableciera la reforma laboral de 2021 existen muchas dudas respecto a los contratos temporales aplicables que pueden usarse en este tipo de eventos.
Para poder actuar con propiedad, se debe concretar tanto el tipo de personal que será necesario para la realización del evento como los convenios colectivos que correspondan a cada uno.
Con el objetivo de crear una distinción adecuada de cada perfil profesional, primero deberás concretar a qué sector productivo pertenece, puesto que aquellos vinculados al Régimen Especial de Artistas contarán con unas peculiaridades no comunes a los trabajadores del Régimen General.
Un ejemplo de esta circunstancia lo encontramos en el contrato temporal de artistas, que es aplicable tanto al propio artista como al personal auxiliar y técnico necesario para la actuación siempre que estos últimos no estén contratados a tiempo completo o de manera cíclica para la misma empresa.
¿Cómo administrar el trabajo temporal en los festivales?
Teniendo en cuenta las diferentes aproximaciones que han de hacerse dependiendo del perfil requerido, es conveniente que analices de qué manera podrás llevar a cabo la gestión de los trabajadores.
‘Outsourcing’ o externalización de la contratación para festivales
Lo más común en materia de contratación para eventos es disponer de una empresa de trabajo temporal especializada en eventos.
El outsourcing en la contratación de profesionales para festivales asegura un ahorro de tiempo y de dinero sustancial, pues estas empresas pueden gestionar los diferentes tipos de contrato y las cláusulas necesarias dependiendo del convenio de aplicación y las peculiaridades del puesto. De esta manera, se evitan posibles incumplimientos y sanciones, y te aseguras de generar la mejor experiencia para el personal.
Registro horario efectivo de la jornada
Además de la obligatoriedad empresarial en materia de control de jornada, otro factor que se ha de tener en cuenta es que el trabajo en festivales se retribuye a través de la estipulación de un precio por hora trabajada. Estos dos elementos hacen que contar con un sistema de registro horario sea imprescindible.
Revisión final
Una vez terminado el trabajo se debe realizar una gestión de los posibles cambios recogidos en la jornada y las incidencias entre los trabajadores para asegurarnos de que la nómina contenga los conceptos y las retribuciones adecuadas. Un trabajo que conlleva tratar con grandes cantidades de documentación laboral.
Ahora que conoces todos los aspectos a tener en cuenta para organizar un festival, no olvides que el factor humano es el valor más importante para hacer de la experiencia todo un éxito. Contar con profesionales especializados y volcados con su trabajo hará que tu tarea como organizador se facilite y que la vivencia del público asistente sea inolvidable.