El análisis ocupacional de cargos es un documento fundamental para llevar una gestión eficiente del personal. El departamento de recursos humanos o, en su defecto, el equipo directivo ha de definir cada puesto para poder tener una métrica que aplicará para tomar decisiones acertadas y tener soluciones de los diferentes elementos relacionados con la Gestión de personas.
El momento ideal para realizar este informe es en cuanto la plantilla empieza a crecer y requiere una departamentación. Desde su creación, este documento sufrirá numerosas transformaciones, entre ampliaciones y rectificaciones. Se trata de un retrato vivo de las funciones que las personas llevan a cabo dentro de la compañía.
¿Qué es un análisis ocupacional de cargos?
También se puede decir que el análisis ocupacional de cargos es un método que permite identificar qué tareas, responsabilidades y derechos son propios de cada puesto. No nos referimos solo a las actividades profesionales más técnicas o productivas, además se definirán los puestos de mando y ejecutivos.
Hablamos de método porque se trata de un proceso relativamente complejo que se desarrollará en distintos pasos, tal como veremos más abajo. La intención es recopilar información sobre cada puesto, analizarla y disponer todos esos datos de una manera ordenada y sistemática. Así será sencillo consultar e ir ampliando y modificando este documento.
La intención es que se abarquen distintas perspectivas a la hora de recopilar toda la información. Qué actividades realiza una persona en su puesto de trabajo, pero también cómo lo hace, es decir, qué métodos y procedimientos emplea. Además será importante definir el objetivo de esa función y cómo se relaciona con los objetivos de puestos relacionados, así como con los de la empresa. Otro aspecto fundamental que debe recogerse es qué recursos y condiciones se necesitan para el desempeño de esa función. Esto es, qué conocimientos, formación y habilidades se le exigen a la persona que ocupa el puesto, pero también qué recursos materiales implica. Por último, puede que estén muy definidas las incidencias típicas que surgirán y cómo se resuelven según la filosofía de la empresa. Se adelantará mucho si quedan recogidas en el análisis ocupacional.
¿Para qué sirve este tipo de informe?
Los objetivos de un análisis ocupacional de cargos son múltiples. Se trata de un documento complejo del que se puede sacar mucho partido. El más inmediato es detectar qué necesidades de personal tiene la empresa. Pero también servirá para ver, por ejemplo, qué cometidos tiene que desempeñar una persona y evaluar si los cumple, si está por encima de su rendimiento o si, por el contrario, no llega a los niveles deseados. En función de este análisis se pueden tomar determinadas decisiones. Por ejemplo, en caso de que destacara por su labor quizá podría funcionar incluso mejor en un puesto de mayor responsabilidad. Si está en la media, pueden definirse acciones para aumentar su excelencia o su productividad. Y si está por debajo de lo deseado, se puede proponer una formación específica o una mentoría.
Otra utilidad del análisis ocupacional es definir un flujo eficiente de trabajo. Si varios puestos están relacionados, en el momento en el que se produzca una incidencia, esta afectará al conjunto. Analizando los datos sobre incidencias frecuentes en este documento, quizá se encuentre una solución que se lleve a cabo de manera integrada, con la implicación de todas las partes. O bien con este tipo de análisis se puede detectar si el error viene de una mala práctica en otra de las funciones relacionadas. Así, si se ve como un todo, se pueden establecer dinámicas mucho más eficientes y alineadas con los objetivos de la empresa.
Señalamos una última funcionalidad y es la asignación de salarios, así como otro tipo de retribuciones y compensaciones. De este modo, servirá además para establecer un sistema transparente en las políticas de igualdad salarial que evitan la discriminación por motivos de género, origen o edad, entre otros.
Pasos para llevar a cabo un análisis realmente eficiente
Como ya venimos diciendo, la elaboración de un análisis ocupacional es una labor compleja. Conviene calendarizarla y seguir un programa por fases, que podrían ser las siguientes:
Primer paso. Definir un sistema para la recopilación de la información
Para que el análisis sea realmente funcional, la información ha de estar ordenada de manera sistemática. Esto permitirá hacer consultas en menos tiempo y mucho más certeras. Se definirán los campos que retratan cada puesto. Por ejemplo, qué competencias se requieren, qué conocimientos, la experiencia recomendada o incluso el tipo de personalidad. También qué tareas y responsabilidades lo caracteriza, qué tipo de relaciones mantiene con el interior de la empresa y con el exterior, qué equipamiento necesita y dónde se debe ubicar, cuáles son los riesgos propios de esa labor, qué sistema retributivos se ha definido para el puesto o qué catalogación profesional se establece.
Segundo paso. Recoger la información y cotejarla
Se pueden emplear varios métodos para recoger la información. Uno de los más frecuentes es el observacional que puede realizar quien está desarrollando el análisis. También se suelen emplear cuestionarios e incluso entrevistas personales con las personas que desempeñan el puesto. Además, se pueden completar diarios o agendas de trabajo que reflejen lo que se hace cada día durante un tiempo. Todos los datos recogidos conviene cotejarlos con información externa a la empresa, que puede darse analizando empresas del mismo sector o contratando consultorías a expertos. Esto es especialmente oportuno si los puestos son muy técnicos o especializados, o si el puesto es de muy reciente creación. Ahora bien, este método supondría realizar una inversión, mientras que los anteriores solo implican un coste en tiempo.
Tercer paso. Mantener y actualizar el documento
Una vez completado, habría que determinar cuándo se irán realizando las siguientes revisiones. Hay que tener en cuenta que este análisis está tan vivo como la propia empresa y debe sufrir el mismo tipo de transformaciones. Lo que se pretende es que sea un reflejo lo más fiel posible de la plantilla en cada momento. Para la realización de este paso también pueden proponerse metodologías más apropiadas para revisar, ampliar y actualizar la información recogida.