A la hora de aproximarse a la planificación de un acontecimiento social concreto, el seleccionar personal para trabajar en eventos se convierte en un pilar vital para asegurar el éxito.
La importancia de contar con diversos tipos de profesionales preparados no solo se materializa en la consecución de los objetivos temporales, sino también en el servicio ofrecido tanto a los artistas, de haberlos, como al público asistente.
Para llevar a cabo este trabajo es necesario conocer qué tipos de puestos recurrentes existen. Asimismo, se debe realizar un proceso de contratación optimizado. Si quieres saber cómo puedes llevar a cabo esta planificación para tu evento, ¡no pierdas detalle del artículo de hoy!
¿Cómo seleccionar personal para trabajar en eventos?
Las peculiaridades específicas de cada tipo de evento hacen que la búsqueda de personal para trabajar en eventos se ajuste a unos estándares previamente establecidos. Por ejemplo, al realizar un congreso, los responsables de protocolo y los coordinadores académicos son figuras comunes que en eventos como las ferias de empleo no se recogen.
Es por este motivo que la selección de personal conlleva un profundo proceso de planificación que debe adecuarse a distintos aspectos, como los que te explicamos a continuación.
Tipos de eventos y selección de staff para eventos
Las ferias sectoriales, las laborales, los congresos académicos o los seminarios requieren de staff para eventos específicos, y es imprescindible concretar las funciones exactas de cada puesto.
Público esperado y tamaño del recinto
Se ha de estudiar con detenimiento la capacidad del recinto y las previsiones aproximadas de asistencia para asegurar que se cuente con el personal necesario para trabajar en eventos. Este paso es especialmente importante y crítico si es la primera vez que se realiza el evento, puesto que un cálculo incorrecto puede conllevar una deficiencia de algún servicio.
Servicios que se desean prestar
Aunque existen unas áreas comunes dependiendo del evento que se vaya a realizar (limpieza, mantenimiento, etc.), también se deben delimitar los servicios que se desean incluir para describir el personal para eventos necesario con el mayor nivel de detalle posible.
Asimismo, se han de tener en cuenta las distintas áreas productivas de los profesionales que se necesitan para llevar a cabo los eventos. De esta manera, se podrán adecuar todas las funciones necesarias y establecer un planning ajustado de los puestos y el staff de eventos requerido para cubrir cada uno de ellos.
¿Qué ‘staff’ se necesita para trabajar en eventos?
La delimitación de áreas dentro de un evento es relativamente sencilla gracias a la propia naturaleza de las tareas que se van a realizar. No obstante, los diferentes puestos recogidos en cada una hace necesario conocerlas en profundidad.
Planificación y logística en la selección de personal para eventos
Aunque estas dos materias suelen recogerse por separado, la importancia de ambas resulta crítica para la consecución exitosa de un evento. Por un lado, los coordinadores de eventos serán los encargados de asegurar que cada pieza que lo compone se adecúe a unos requisitos ofrecidos por la organización.
De igual modo, el equipo de logística es el encargado de hacer llegar los materiales en la forma y el tiempo pactados para que los demás equipos (como el de montaje) puedan proceder adecuadamente.
Dentro de esta área se encuentran los puestos de coordinador de evento, encargados de material, conductores o runners, entre otros. Si necesitas contratar personal para trabajar en eventos en áreas logísticas, contar con expertos es esencial.
Montaje de estructuras
Los profesionales encargados del montaje llevan a cabo su labor en el propio recinto del evento, tanto a la hora de armar las estructuras pertinentes como de desmontarlas. Esta función requiere de profesionales con experiencia, ya que un ritmo de trabajo exigente puede aumentar las incidencias si se contrata personal de staff para eventos no adecuados.
Seguridad del evento y selección de personal especializado
La necesidad de cumplir unos estándares determinados en el control de accesos, el plan de seguridad y la coordinación de los asistentes en caso de accidente hace que la figura de los profesionales en seguridad sea imprescindible. Dependiendo del número de asistentes previstos, la cantidad de personal para eventos en el área de seguridad también variará.
Hostelería y servicios de catering
Los servicios de comida y bebida son comunes en cualquier evento, sobre todo en festivales o ferias. El personal de hostelería se encarga de atender los distintos puestos disponibles y de asegurar un servicio adecuado a los asistentes. Es común que sea necesario contratar camareros para eventos de gran envergadura.
Azafatos y azafatas de eventos
La importancia de los azafatos y azafatas de eventos, y de imagen se materializa, sobre todo, a la hora de representar una marca concreta y de dar un servicio excelente a los asistentes.
Su función es especialmente significativa en la satisfacción de los asistentes, puesto que estos profesionales son los encargados de interactuar con ellos en las distintas actividades o stands establecidos en el recinto.
Personal auxiliar
Dependiendo de las necesidades del evento, también puede hacerse necesario concretar puestos auxiliares que no pueden englobarse en las anteriores categorías. Por ejemplo, personal para call centers de información, aparcacoches o recepcionistas.
Si organizas eventos en grandes ciudades, contar por ejemplo con personal para eventos en Barcelona o personal para eventos en Madrid puede ser crucial para atender mejor las demandas locales.
Proceso de selección de personal para trabajar en eventos, ferias y congresos
Para llevar a cabo el trabajo necesario en la búsqueda y selección de personal para eventos, se debe seguir un proceso concreto establecido en distintas fases.
Definición del puesto
El primer paso es reunir las características imprescindibles que necesitas según el puesto y establecer unos criterios de selección muy definidos. De esta manera te aseguras poder facilitar los procesos iniciales de criba de currículums y aproximarse de la mejor forma a los perfiles que necesitarás.
Es recomendable también, para eventos locales, buscar personal para eventos en Barcelona o personal para eventos en Madrid si las características del evento lo requieren. Establecer las necesidades por área productiva es clave para optimizar la planificación.
Para que esta planificación no te resulte demasiado extensa, es conveniente que establezcas las necesidades de contratación por área productiva (logística, montaje, auxiliares, etc.), por puesto (azafato de eventos, camareros, montadores, etc.), por tipo de personal (asistente, encargado, etc.) y por volumen de personal necesario.
Aproximación a los candidatos
Lo más común es que este proceso se externalice a empresas de trabajo temporal o a profesionales dedicados a la realización de eventos. Especialmente en aquellos que requieren un gran volumen de contrataciones.
No obstante, es fundamental publicar ofertas de empleo en distintos portales o realizar una campaña de contratación en las redes sociales y la página web propia, sobre todo si se necesita contratar personal para eventos con rapidez, como en el caso de la temporada de verano por ejemplo.
Entrevistas
La fase previa a la selección es, normalmente, la que más tiempo requiere. Después del cribado, la aproximación a los perfiles preseleccionados y el contacto con los candidatos, la fase de entrevistas se puede realizar en distintas modalidades, como la grupal o la individual.
Es esencial realizar preguntas adecuadas para cada tipo de personal, ya sea que busques trabajar como azafato o azafata de eventos o pertenecer al staff de eventos.
Es imprescindible hacer uso de metodologías de entrevista adecuadas para el personal de eventos, así como de realizar preguntas basadas en competencias o valores con las que determinar la adecuación de los candidatos.
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