Aumentar la productividad ha sido la mayor preocupación de las empresas tras la declaración de la pandemia. Especialmente en la modalidad en remoto, pero también en la presencial, es esencial contar con metodologías de planificación laboral. El tiempo es limitado y tu capacidad para procrastinar es infinita, así que aprovecha la tecnología y la experiencia de los expertos para estructurar tu jornada laboral y los objetivos. Aumentar la eficiencia y la eficacia en tu empleo es posible aplicando reglas que te faciliten el día a día.
Productividad y teletrabajo
La productividad ya había sido el tema más debatido en la polémica sobre el teletrabajo previamente a la declaración de la pandemia. Tras un año y medio, los datos apuntan hacia un mercado laboral en remoto o híbrido, según el sector. Desde luego, los trabajadores españoles se han manifestado favorables a mantener su situación teletrabajando. Las razones que argumentan son, en este orden:
- Ahorro de desplazamiento a la oficina.
- Flexibilidad
- Mayor capacidad de concentración.
- Ambiente cómodo.
- Mayor autonomía.
Por el contrario, las empresas expresan sus dudas a la hora de sostener la productividad y seguir contando con plantillas rentables tras tantos meses en esta situación. El coronavirus puso el mundo al revés y los trabajadores reaccionaron para evitar la caída de la productividad. Sin embargo, ya es tiempo de priorizar las tareas. Y la primera es la planificación, mínimo a tres niveles: diario, semanal, mensual. Y lógicamente, el ideal es que cuadres objetivos y tareas trimestrales y anuales. Cuanto más estructurada esté la agenda, más sencillo será elegir el camino y conseguir los objetivos. Ya sabes que el humano se dispersa si tiene demasiadas opciones. Además, esto facilitará la evaluación y consecuente programación adaptada para el siguiente ejercicio.
Y para ello necesitas situarte en un espacio que consideres laboral, es decir, si puedes busca “un cuarto propio”, como si fueras Virginia Woolf. Si esta opción no es posible, lucha por un escritorio ordenado y con lo necesario, y evita las distracciones. El objetivo es el aumento de la eficiencia en tu trabajo. Si puedes, condensa una “hora de poder”, es decir, de atención plena. A este concepto se refieren algunas expertas como Lisa Zaslow, que saben que conciliar y trabajar no es viable con jornadas largas.
Comunicar mejor que controlar
La tecnología facilita el control con herramientas digitales para videovigilar al trabajador en su entorno doméstico o medir el tiempo eficaz de trabajo o incluso incluir un spyware en el dispositivo que monitorice su uso. Además del evidente riesgo de dañar su privacidad y no respetar las leyes de protección de datos, esta práctica es contraproducente. Los consultores de mayor prestigio recomiendan enfatizar la comunicación con la plantilla y confiar. Te sorprenderás de los buenos resultados que puedes obtener confiando en tus empleados, en los compañeros o en los líderes.
Este sería el principio de técnicas de productividad como el smart working, que es una metodología basada en la confianza, en la autonomía de los empleados y en la adecuada transmisión de conocimiento del desempeño que se espera en cada puesto. Asociada a esta idea va la del derecho a la desconexión. Es muy útil para el crecimiento empresarial fijar un horario o, como mínimo, coordinarse todo el equipo unas horas para esta comunicación grupal, con el daily meet, por ejemplo, que consiste en reuniones diarias de 5 a 10 minutos para cuadrar agendas y objetivos. Pero especialmente vigila las horas de descanso sin carga mental, pues harán que seas más productivo mientras trabajas.
Para cerrar el ciclo de la adecuada comunicación, necesitas el feedback, tanto de compañeros y empleados como de tu propio desempeño. Para ello, los consultores recomiendan generar y adaptar un paquete de preguntas diarias que abarque distintos aspectos de la jornada laboral, desde: ¿cumplí mis objetivos hoy? hasta: ¿me he esforzado al máximo para invertir al menos 15 minutos en cultivar una relación más sólida con alguien? (Jones Loflin).
Vencer al procrastinador
Si has conseguido cumplir tu primer objetivo y dedicar tiempo de calidad a planificar las tareas, ha llegado el momento de enfrentarte a uno de los enemigos propios. El teletrabajo le facilita el camino a tu procrastinador interior, ese que aplaza las tareas y que cumple la ley de la trivialidad de Parkinson, es decir, el desarrollo de tu proyecto ocupará todo el tiempo que tengas para llevarlo a cabo.
Para una mejora de la productividad es necesaria, por tanto, una eficaz gestión del tiempo, especialmente en remoto. Puedes servirte de métodos consagrados como:
- Consiste en dividir tu jornada en segmentos de 25 minutos tras lo que siguen pausas de 5 minutos. El objetivo es lograr que tu mente alcance la máxima concentración para desarrollar las ideas.
- Comerse la rana. Expresión que viene de la famosa cita de Mark Twain: “cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te ocurrirá a lo largo del día”, o sea, realiza las tareas más duras o complicadas en primer lugar.
- Kanban. Método famoso que consiste en dividir cada proceso en tareas y subtareas interdependientes y que potencia el avance del trabajo midiendo el tiempo que requiere cada tarea.
- Getting Things Done. Con este método puedes descargar pensamientos que obstaculicen el desarrollo de la tarea principal creando listas contextuales y clasificando las actividades por tipologías.
Aprovecha el software
La transformación digital también ha acelerado la generación de software que puede serte muy útil para tu planificación, además de para el desarrollo ulterior de las tareas asociadas a tu empleo. En tu escritorio debe estar el ordenador que equivale a lo que era la oficina en el modo presencial. Sincroniza tus dispositivos para facilitarte la multitarea y la movilidad geográfica con soluciones más conocidas como los organizadores de tareas Asana o Trello, o bien las necesarias para la comunicación como Google Meet o Slack. Y otras que pueden dar mucho juego como Kayako para la gestión de clientes o Drift, que es una plataforma de marketing conversacional para estimular buenas experiencias de consulta y venta.