La cuarentena que estamos viviendo para evitar el contagio masivo del coronavirus ha transformado el panorama laboral en un abrir y cerrar de ojos. Trabajar desde casa se ha impuesto de repente para todas aquellas profesiones que lo permiten, que al fin y al cabo son muchas. Si te ha tocado teletrabajar y no tienes costumbre, estos consejos te ayudarán a aumentar tu productividad.
Puede que no hayas tenido tanta suerte y que tu empresa haya decidido echaros de manera indefinida. Si te preocupa esta situación y si no estás en situación de cobrar la prestación por desempleo, ten en cuenta que el mercado laboral no se ha parado. Consulta las vacantes que publicamos cada día a través de nuestro buscador de empleo.
1. Encuentra tu sitio
Al principio quizá no seas consciente y pienses que cualquier lugar para ponerte a trabajar es bueno. Con los días habrás comprobado que no es así y que continuamente te ves en la obligación de apartarte, recolocarte o buscar mayor comodidad. Todo esto hace que pierdas tiempo y concentración.
Trata de situarte en un espacio de la casa poco transitado. Si no tienes despacho, un dormitorio puede ser una buena opción. Ahora bien, busca otro lugar cómodo para cuando no puedas usar ese. Es decir, ten dos opciones habilitadas pero flexibles y acondiciónalas de antemano para no tener que hacerlo de manera improvisada mientras trabajas.
2. Horario, planificación y herramientas
Este es quizá el punto más importante. Conviene que elabores un horario y que realices planificaciones periódicas. Puedes hacer una general semanal y otra cada día, antes de comenzar la jornada. No pretendas cumplir todo a rajatabla. Es probable que te surjan muchos más imprevistos en tu casa que en tu lugar de trabajo, donde hay una atmósfera creada por la empresa. El tener que atenderlos o no poder hacerlo te puede llegar a generar estrés. Simplemente admite que están ahí y cuenta con ellos para minimizar su impacto.
Emplea herramientas digitales, pero céntrate en las que realmente resuelvan tu situación. Tienes listados de tareas, planificaciones en hojas de cálculo, calendarios con distintas funcionalidades, sistemas de control del flujo de trabajo, apps de anotaciones que puedes compartir, contadores de tiempo, sistemas de reuniones y videoconferencias… Haz una pequeña investigación a partir de las necesidades que te vayan surgiendo y selecciona muy bien para no perder el tiempo en aprender cómo se maneja una herramienta que después no te va a servir.
3. Divide las tareas mayores en tareas más cortas
Una manera bastante efectiva de hacer frente a las interrupciones es establecer divisiones de 20 minutos. ¿Qué puedes hacer en 20 minutos íntegros de concentración? Contestar a tantos correos, hacer tales llamadas, organizar tales tareas, escribir tantas palabras… De esta manera, si alguien requiere tu atención, solo tendrá que esperar 20 minutos como máximo. O bien podrás consultar información y correo en esos intervalos y devolver llamadas sin que todas estas circunstancias te interrumpan de continuo. También puedes aprovechar para hacer minidescansos.
4. Acostúmbrate a clasificar tareas
Hay tareas urgentes y tareas menos urgentes. Las más urgentes van primero, pero las no urgentes también hay que ir adelantándolas. Te puede resultar útil hacerte una representación en porcentaje. Por ejemplo, de las horas que vas a dedicar al día, el 50% lo tienes que reservar para las urgencias y el otro 50% para ir cumpliendo tareas que cuentan con mayor plazo. Esto va a depender del tipo de actividad a la que te dediques. Trata de cumplir los periodos de tiempo que establezcas en el punto anterior y no los dejes por una tarea urgente. Cuando entras en esta dinámica, a menudo concluyes que no hay casi nada tan urgente que no pueda posponerse 20 minutos.
Las tareas también se pueden clasificar en las que requieren más concentración y las que son más mecánicas. Si puedes hacerlo, te resultará más productivo hacer las tareas que te exijan mayor concentración en horarios en los que la gente esté durmiendo, muy pronto por la mañana o muy tarde en la noche. Deja las tareas mecánicas para los momentos del día en los que sufres más interrupciones porque volver a retomarlas no te costará tanto.
5. Separa la vida laboral de la personal
Es importante establecer un horario para el trabajo, pero tan importante como eso es crear otro para tu tiempo de no trabajo. Desde los momentos que asignas a ocio o a hacer algo de ejercicio hasta los horarios de comidas, el tiempo que has de dedicar a tu familia, si están contigo, y, sobre todo, las horas de descanso. Si guardas la misma disciplina para dedicarle el tiempo que requieren estas esferas de tu vida, conseguirás un equilibrio que redundará en tu productividad, tu bienestar y el de quienes te rodean.
Por otro lado, sería bueno que pudieras hacer entender a los tuyos que traten de respetar los momentos en los que teletrabajas. Comunicarles lo que tienes planificado cada día seguro que les ayudará a entenderlo mejor y a organizarse de una manera más respetuosa.