La gestión del tiempo efectivo en el entorno laboral es un problema al que todos los profesionales y empresas se enfrentan en su trayectoria. Saber discernir qué tareas conllevan más carga laboral, distribuir equipos y funciones dentro de un proyecto y poder llevar un control general es un reto para el que muchas empresas no están preparadas.
Hoy en día disponemos de numerosos softwares y metodologías que pueden ayudar en esta misión, por eso queremos dejarte una lista de herramientas para conseguir una gestión eficaz del tiempo y que el estrés organizacional sea cosa del pasado.
¿Cómo gestionar el tiempo laboral eficazmente?
Las distracciones en el entorno laboral son casi inevitables. Desde llamadas inesperadas a emails urgentes, resulta difícil poder concentrarse en una sola tarea para ejecutarla en el tiempo que se tenía previsto. Esta realidad empeora a causa de la acumulación de tareas pendientes y de la falta de prioridad en los diferentes encargos, haciendo que el cumplimiento de una temporalidad resulte un hito prácticamente inalcanzable.
Saber gestionar, no solo el tiempo de trabajo, sino a los equipos y colaboradores a los que se les encargan los objetivos, requiere de saber gestionar las tareas y subtareas, incluyendo en este cálculo posibles contratiempos nacidos de la marcha normal de la empresa. Para ello, las habilidades de planificación y gestión de proyectos y temporalidades pueden ser de especial utilidad, puesto que inculcan metodologías capaz de distribuir metas en forma y fecha para cumplir con las necesidades específicas que se tenga en cada momento.
Pasos para gestionar el tiempo laboral
Para empezar a hacer gestión del tiempo eficaz, debes tener claro cuáles son los principales puntos de conflicto a los que se enfrenta tu empresa y actuar en base a ellos. Aunque puede resultar una ardua tarea de entrada, sobre todo si es la primera vez que lo realizas, existen unas pautas comunes que te serán muy útiles a la hora de determinar qué procesos están abiertos a mejora.
Minimiza riesgos
Aunque esta gestión parezca referirse más a tareas de inversión y finanzas, la realidad es que, seamos conscientes de ello o no, hay ciertos eventos que se escapan de nuestro control y que debes saber abordar para minimizar impactos en la gestión temporal.
Como primera valoración, debes hacer un análisis de cuáles son las áreas o los problemas comunes que hacen que las tareas se retrasen. Estas contrariedades pueden ser variadas, por lo que, mediante una vigilancia atenta de los diferentes escenarios puedes tratar de determinar cuáles se repiten y, por lo tanto, a cuáles debes prestar especial atención.
Mediante este análisis, puedes determinar diversos problemas, como la adecuación de tareas, los objetivos que se cumplen en una jornada, las distracciones que impiden la consecución de las tareas, etc. Una vez que determines las problemáticas más comunes a las que te enfrentas, podrás establecer procesos destinados a la minimización de estos impactos negativos.
Establece prioridades
Las tareas que se recogen para un solo día de trabajo pueden llegar a parecer inalcanzables, pero siempre se pueden ordenar de manera lógica, teniendo en cuenta varios aspectos asociados:
- Urgencia. Este ítem se determina en base al tiempo del que se dispone desde la fecha inicial hasta la que delimita su entrega. Se debe recoger no solo la realización del trabajo en sí, sino también el tiempo del que disponen los equipos y colaboradores, la complejidad del proceso y las modificaciones que puedan requerirse. Teniendo en cuenta estas variables, puedes establecer un orden de importancia.
- Subtareas. Un proyecto que requiera de varios procesos o tareas y subtareas complejas debe tener en cuenta la consecución de las mismas. Por ejemplo, si necesitas que el departamento de diseño cree un banner pero el de marketing aún no ha recibido las instrucciones completas del responsable porque tiene otras tareas pendientes, la cadena de trabajo se enreda hasta límites insostenibles. Ten en cuenta todas las tareas de un proceso y alinea a los equipos en base a ellas.
- Tiempo invertido. Aunque un objetivo no sea prioritario, si conlleva un tiempo de consecución pequeño y, además, requiere de otras tareas para su realización completa, tal y como hemos comentado en el párrafo anterior, debes tenerlo en cuenta para poder agilizar la realización completa y el orden adecuado, evitando también las temidas montañas de trabajo pendiente.
Asigna límites de tiempo
Un cronograma general y las listas de tareas para los empleados son elementos que puedes (y en ocasiones, debes) integrar para hacer una planificación segura en la que no se escape ningún detalle.
Para establecer un cronograma, debes incluir el inicio y la fecha límite de las tareas, además de las interdependencias y subtareas dentro de la misma. También, si el trabajo en cuestión requiere de una revisión antes de entregar al cliente, asegúrate de incluirlo con suficiente antelación.
Herramientas de gestión de tiempo laboral
Google Calendar
Esta aplicación es una de las más conocidas y fáciles de utilizar. Puedes establecer tareas, responsables y fechas importantes a tener en cuenta para que todo el equipo sea consciente de ellas. Además, está disponible para cualquier dispositivo y se puede enlazar a distintos programas, por lo que ayuda a tener un control temporal de los proyectos en cualquier momento.
Asana
Este software de gestión de trabajo es muy utilizado en la gestión de proyectos, puesto que brinda información detallada de las tareas y los equipos involucrados. La función del panel de control permite tener localizadas las tareas y los colaboradores, además de permitir una conversación fluida entre los distintos agentes dentro del proyecto.
Trello
El uso de esta herramienta es muy sencillo y no requiere de grandes conocimientos. Aporta mucha utilidad en proyectos con menos interdependencias y puede ser fácilmente implementada para el control diario y el reparto de tareas semanales.
Jira
Como software especializado en control de proyectos, Jira dispone de numerosas herramientas para distribuir equipos, responsabilidades y tareas en un solo panel de control que facilita de manera exponencial el seguimiento de la gestión de temporalidades y posibles incidencias. Además, permite elegir entre diversas opciones, ajustándose a las necesidades específicas de los diferentes trabajos.