Los KPI o indicadores clave de rendimiento (key performance indicators) se han convertido en una de las señales más reveladoras de la marcha de una empresa. Se trata de poner una guía sobre los aspectos que se quieren mejorar, diseñar una estrategia con el propósito de hacerlos crecer y medir los resultados a lo largo del tiempo. Esta técnica tan sencilla está revolucionando el panorama a la hora de evaluar las políticas que se aplican en recursos humanos.
¿Qué son los KPI?
Los KPI no nacen en el ámbito de los RRHH. Se conocen antes los KPI financieros, los KPI de ventas o los KPI de marketing. Herederos de estos de estos ámbitos, cuando pasan al área de recursos humanos se adaptan para evaluar determinados aspectos propios de ella.
Los KPI, tal como hemos apuntado al inicio, son indicadores clave de rendimiento. Pasado a los RRHH, estos indicadores se refieren a la productividad y desempeño de la plantilla. Pero no solo. También se emplean para medir el descontento, la implicación o las aspiraciones del personal contratado, entre otras muchas cuestiones.
Con esta metodología lo que se evalúa es el “rendimiento” de determinado indicador clave. Este es el secreto de su potencia. Piénsese en un KPI como si fuera un banderín que se coloca sobre un mapa. Hay que elegir bien la posición porque de ello depende la dirección de las estrategias. Eso sí, siempre se puede cambiar si no funciona. Pero para saberlo hay que medir su marcha, su rendimiento.
Cómo definir los indicadores clave de rendimiento
Para saber dónde colocar esos banderines de los que hablábamos, hay que pensar en realidades muy concretas. Los KPI nacen con la intención de arrojar luz sobre cuestiones que en principio parecen difusas y subjetivas. Tiene el espíritu de un método científico. Decimos “ayer fue el día más caluroso del año”; sí, pero ¿cómo lo sabemos? Para afirmarlo debemos colocar un termómetro en un lugar concreto, registrar las temperaturas todos los días y comparar las mediciones. Esa es la cuestión.
La dirección de una empresa tiene la impresión de que esta no es capaz de retener el talento que le resulta valioso. Traslada tal preocupación al departamento de recursos humanos para que actúe. ¿Qué puede hacer este para afirmar esta impresión y ponerse manos a la obra?:
- Definir más concretamente el problema. En este caso se trataría de ver qué puestos o perfiles no logra retener la empresa.
- Buscar qué aspectos medibles, que se puedan contar, determinan el hecho. Siguiendo el ejemplo, se trataría de colocar el banderín sobre las fechas de altas y bajas del personal, combinado con los puestos que interesa analizar. ¿Cuánto tiempo ha pasado la persona que más duró en el puesto? ¿cuánto la que menos? ¿en qué época del año?
- Planificar un objetivo que sea alcanzable. Una vez se ha señalado el problema, hay que crear una estrategia para solventarlo. En el ejemplo podría ser aumentar la permanencia en la empresa hasta equis tiempo que supera en más del doble al promedio actual de tiempo de permanencia en el puesto. Si se señala como meta que supere en cinco veces el promedio actual, probablemente no será un objetivo alcanzable.
- Que los objetivos sean realistas. Para ello, en nuestro ejemplo, quizá se puede acudir a un análisis del mercado laboral. Si lo que suelen durar las personas en ese tipo de puesto es determinado promedio de tiempo, tratar de superarlo por mucho no va a ser un objetivo realista.
Ejemplos de KPI útiles en recursos humanos
Los KPI no son simples varas de medir. Tienen otro componente muy importante: registrar cómo evoluciona el objetivo o estrategia a la que van asociados. Así pues, “absentismo laboral” por sí mismo no puede ser un KPI. Hay que asociarle la meta, por ejemplo, “reducir el absentismo laboral”. Este es uno de los KPI más empleados en RRHH. Veámoslo junto con otros de los principales indicadores en esta área.
Pero antes de repasarlos, conviene tener en cuenta una advertencia. A veces los dos KPI (o más) pueden entrar en conflicto. Por ejemplo, se puede estar tratando de reducir costes en personal y, al mismo tiempo, querer mejorar el descontento laboral. Estos dos objetivos van claramente cada uno por su lado y probablemente se enfrenten, salvo que se elabore una estrategia conjunta.
Mejorar el índice de rotación laboral
Tener una alta rotación no es un buena señal de salud corporativa. Especialmente cuando el talento que rota es difícil de encontrar. Para reducirla, se pueden poner en marcha distintas medidas. Por ejemplo, ofrecer un salario emocional. Se medirá la rotación en un tiempo pasado determinado, eliminando las tendencias naturales de los ciclos de la empresa (en verano hay mayor rotación, por ejemplo). Se incluirá la medida y, pasado un tiempo, se comparará la medición antigua y la presente.
Reducir el absentismo laboral
Este objetivo puede comprobarse en un plazo más corto. Principalmente porque, por lo general, ya hay una medición de absentismo en la empresa. Es decir, solo habrá que comparar datos una vez se aplique la estrategia pertinente. Por ejemplo, ofrecer prácticas que favorezcan hábitos saludables, tanto a nivel físico como mental. Después de incorporadas estas prácticas, ¿se ha notado en el absentismo?
Ampliar la formación y capacitación
Para determinar este KPI la empresa tendrá que estar muy implicada porque requiere cambios profundos. Ahora bien, los beneficios de contar con una plantilla cualificada son incalculables. Especialmente si la plantilla está comprometida. Tendrá que definirse la cualificación para todos los puestos y reflejar cuánto se acerca la realidad a esta definición. Para que cada vez esté más próxima, habrá que implantar, por ejemplo, programas formativos. Después de que se haya hecho todo este trabajo, se vuelve a medir la cualificación del personal para el puesto que ocupa. Y así se hace de manera periódica porque los conocimientos han de actualizarse.
Buscar el compromiso con la empresa
Una plantilla comprometida es la clave para resolver numerosos rompecabezas. Hay que poner al empleado o empleada en el centro. Se empieza midiendo su implicación y nivel de satisfacción con, por ejemplo, encuestas de clima laboral, entre otras. Un vez se tiene el retrato inicial, se implementa la estrategia que se haya diseñado para conseguir el engagement del personal. Por último, se realizan mediciones con nuevas encuestas o midiendo la participación en actividades voluntarias, por ejemplo.
Todas las mediciones de control que se realicen con cada KPI deberán ser periódicas. Es necesario traducir a números la temperatura de la empresa para ser consciente de su estado de salud. De esta manera, se podrá diagnosticar y aplicar el remedio adecuado cuando se requiera.