Una metodología eficaz en la gestión de proyectos es fundamental para la buena marcha de una empresa. La planificación estratégica puede basarse en diversos modelos, como el basado en problemas o el de auto organización. En este diseño es donde utilizas las metodologías que necesites, normalmente en combinación. Por ejemplo, el enfoque Lean y ágil con herramientas SCRUM. Conoce el panorama y elige lo que necesites para ganar en eficacia.
¿En qué consiste la planificación y gestión de proyectos?
Todo el mundo tiene una idea de cómo deberían ser las cosas. En las empresas, cada trabajador opina según su perfil y puesto qué se debería hacer para mejorar las condiciones y crecer como organización. Sin embargo, la diferencia radica en aquellos con talento para liderar estos proyectos. Desde luego, desde recursos humanos es interesante recoger estas ideas de negocio para medir la temperatura de la plantilla y mejorar la experiencia del empleado.
Pero para analizar la viabilidad del proyecto es necesario planificar y utilizar la mejor metodología de gestión de proyectos, que varía según el objetivo y la capacidad del momento. Un proyecto se define porque tiene un principio y un final, es decir, no debes confundirlo con la planificación estratégica o la visión empresarial. Aunque se incluya en este conjunto, para no impactar negativamente en el triángulo de hierro, debe quedar bien enmarcado, seguir las fases recomendadas y utilizar una metodología eficiente.
Conoce las distintas fases en la gestión de proyectos
El recorrido para pensar y diseñar un proyecto que permita perseguir esa idea de negocio, puede ser variado y versátil. Pero lo que no puede faltar y a lo que debes dedicar mayor tiempo y atención, es a la primera de estas fases:
- Análisis de la viabilidad del proyecto: aquí podrás evaluar el alcance, los desafíos que se te presentan y la posibilidad de llevarlo a cabo. Es decir, tienes que medir los tres vértices del triángulo: costes, alcance y tiempo de realización. También puedes aproximarte ya a la herramienta que vas a utilizar y al capital humano que vas a necesitar.
- Planificación del proyecto: si es viable, toca definir las tareas, quiénes las llevarán a cabo, los equipos necesarios, la calendarización y los resultados. Es recomendable ser transparente con los recursos financieros de que dispones. Todo debe quedar registrado y compartido en un documento accesible para todos los involucrados.
- Ejecución del proyecto: este es el momento de ponerse manos a la obra y registrar los avances o desafíos que vas encontrando en el camino. Cuida el entorno y el clima laboral, para que todo el personal sienta que trabaja en la misma dirección y que puede recurrir al liderazgo.
- Rendimiento y control del proyecto: compartelas impresiones en tiempo real para garantizar los reajustes necesarios. La adaptabilidad al cambio es un valor creciente en estos tiempos de incertidumbre y volatilidad.
- Cierre del proyecto: toca evaluar y decidir si los recursos se invirtieron acertadamente o si se cumplieron las expectativas iniciales.
Gestión de proyectos ágiles y Lean
Hablar de metodología ágil de gestión de proyectos en singular no responde exactamente a la realidad de esta herramienta. Se trata más bien de un principio rector basado en estos atributos principales: colaboración, rapidez, eficacia, respaldada por datos y que valora a las personas por encima de los procesos. Suele combinarse con otros modelos para alcanzar una estrategia integral que cumpla con la entrega de trabajos de calidad. El enfoque Lean persigue la maravillosa idea de hacer más con menos. Evita desperdiciar recursos al incluir la valoración de los clientes en el proceso.
En el Manifiesto Agile se valoran unos aspectos por encima de otros. Por ejemplo, los trabajadores sobre los procesos y herramientas, un software funcional sobre una documentación general o una colaboración con el cliente sobre la negociación de un contrato. En la planificación estratégica es importante que atiendas y elijas el modelo que vas a seguir:
- Básico: para establecer la visión, la misión, los objetivos comerciales y los valores de tu empresa.
- Basado en problemas o en objetivos: extensión del básico con análisis DAFO y soluciones integrales.
- De alineación estratégica o SAM: ayuda a alinear las estrategias comerciales y de TI con los objetivos estratégicos de la organización.
- De escenario: particularmente útil si también necesitas considerar factores externos, como regulaciones gubernamentales, aspectos técnicos o cambios demográficos que puedan tener un impacto en tu empresa.
- De autoorganización o de planificación orgánica: se enfoca en el proceso de mejora continua, de aprendizaje y crecimiento, en lugar de en un objetivo específico, por lo que nunca termina realmente.
- En tiempo real: para enfrentar cambios rápidos en tu entorno de trabajo tanto a nivel organizativo como operativo o pragmático.
Otros modelos de gestión de proyectos
El panorama de la gestión de proyectos ha ido cambiando a medida que el mercado laboral funcionaba de manera atómica y en remoto. Son muchos los modelos que pueden ayudarte, además de las metodologías más conocidas y utilizadas que son las ágiles con un enfoque Lean. Sin embargo, cabe señalar otras herramientas porque puede que en un momento necesites una o incluso la combinación de varias:
- Scrum: Las tareas se organizan en periodos cortos, entre una semana hasta un mes, para que las entregas sean más ágiles.
- Gantt: apoyo visual que permite organizar las actividades en barras para tener a simple golpe qué tareas se desarrollan con sus fechas y responsable.
- Waterfall o cascada: siguiendo las fases de la gestión de proyectos de manera lineal.
- Kanban: identificas tareas por códigos de color que pueden moverse a medida que avance el proyecto.
- Six Sigma: se basa en modelos estadísticos.
- Programación extrema: para cumplir con las especificaciones de un cliente y abierto a modificaciones finales.
- PRINCE2 o Proyectos de Ambientes Controlados: separa los niveles de gestión para que puedan trabajar en distintos proyectos siguiendo la lista de sus siete principios.
- PERT o Técnica de Revisión y Evaluación de Proyectos: para analizar el tiempo que llevará completar las tareas de un proceso.
Marco de Proyecto Flexible o Adaptive Project Framework: permite gestionar los cambios